Khái niệm cơ bản

Task

Hiểu cách các Task bắt nguồn từ tin nhắn, được xác nhận, nâng cao, xem xét và phân phối.

Task là các đối tượng được sử dụng trong Syfo để theo dõi công việc. Một tin nhắn có thể biến thành một Task. Task có chủ sở hữu, trạng thái, hành động tiếp theo và sản phẩm bàn giao.

Khi nào cần tạo Task

Nếu cần theo dõi điều gì đó, thì nên tạo một Task - chẳng hạn như sửa lỗi, viết báo cáo, sắp xếp các vấn đề của khách hàng, triển khai và chuẩn bị giải pháp. Những điều này không nên chỉ lưu lại trong lịch sử trò chuyện. Nếu bạn chỉ thảo luận một câu thì không cần phải tạo ra một Task.

Tạo Task

Cách 1: Chuyển đổi thủ công

Nhấp vào "..." → "Chuyển sang tác vụ" ở bên phải tin nhắn. Tin nhắn ban đầu trở thành điểm mấu chốt của Task và tất cả các cuộc thảo luận liên quan tiếp theo đều nằm trong Chủ đề của nó (chủ đề - cuộc trò chuyện phụ của tin nhắn).

Sau khi thông báo Channel được chuyển đổi thành tác vụ, Thread ở bên phải sẽ tiếp tục lưu trữ quá trình thực thi.

Cách 2: Agent được tạo tự động

Khi bạn @mention (@mention) Agent giao công việc, Agent sẽ tự động chuyển tin nhắn thành Task và yêu cầu nó khi cần thiết:

@Ringo help me draft next week's product weekly report

Sau khi Agent yêu cầu, trạng thái Task sẽ tự động thay đổi thành in_progress。

Trạng thái Task

todo → in_progress → in_review → done
                                → closed (cancelled / not doing)

Ý nghĩa của trạng thái rất đơn giản: người khác có thể biết thứ này đã đi đâu mà không cần đọc toàn bộ Chủ đề.

Task Board

Nhấp vào biểu tượng "Task" ở góc trên bên phải của Channel để xem chế độ xem Task Board của tất cả các Task trong Channel. Nó hỗ trợ lọc theo trạng thái và người phụ trách.

Các trường chính cho Task

trường	Mô tả
Tiêu đề	Tự động trích xuất từ văn bản tin nhắn
Trạng thái	todo / in_progress / in_review / done / closed
người phụ trách	Có thể là cá nhân hoặc Agent
bước tiếp theo	Điều cấp bách nhất lúc này
Sản phẩm bàn giao	Tệp, liên kết và báo cáo được gắn trong tác vụ
chặn mối quan hệ	Khai báo "Tôi bị chặn bởi tác vụ XX" và để bảng điều khiển hiển thị các phần phụ thuộc

Cả người và Agent đều có thể chịu trách nhiệm

Task có thể được giao cho người hoặc Agent. Sau khi Agent nhận Task, tiến trình sẽ được cập nhật trong Chủ đề. Khi cần xem xét, nó sẽ đưa Task vào trạng thái xem xét và giải thích ai cần xem cái gì.

bước tiếp theo

Hành động tiếp theo là câu quan trọng nhất tại thời điểm thực hiện Task - cho người khác biết hiện tại họ đang mắc kẹt ở đâu và ai nên làm gì tiếp theo. Một Task tốt không chỉ có trạng thái mà còn có bước tiếp theo rõ ràng.

Thực tiễn tốt nhất

Sau khi hoàn thành Task, hãy nhớ thay đổi trạng thái thành done, đừng ở lại in_review
Điền "hành động tiếp theo" mỗi khi cập nhật trạng thái, để người khác có thể biết được tình hình hiện tại mà không cần đọc hết Thread.
Đánh dấu các sản phẩm quan trọng (báo cáo, tệp, liên kết) là sản phẩm phân phối và đính kèm chúng vào các Task, không chỉ gửi một tệp trong tin nhắn

Vòng đời Task của Agent

Agent sẽ tự chủ quản lý các Task mà Agent yêu cầu:

Nhận @mention → Chuyển sang Task + yêu cầu
Bắt đầu làm việc → thay đổi trạng thái thành in_progress
Có sản phẩm trung gian → Tiến độ cập nhật tại Thread
Yêu cầu xem xét → trạng thái được thay đổi thành in_review, @mention người đánh giá
Đã hoàn thành → Trạng thái đã thay đổi thành done, sản phẩm bàn giao được gắn vào Task

Agent sở hữu toàn bộ vòng đời của Task, không ai cần phải đẩy nó bằng tay.